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El Last Planner® es un sistema holístico, lo que significa que cada una de sus partes es necesaria para apoyar la planificación y ejecución de un proyecto lean. El sistema está organizado en cinco partes principales:

PLANEACIÓN MAESTRA

Las primeras dos partes se enfocan en identificar el trabajo que se debe hacer para completar un proyecto lean exitoso. La planificación maestra, la primera parte, se realiza al comienzo de un proyecto. El trabajo de planificación maestra se centra en la identificación de los hitos principales que ayudan a medir el ritmo al que avanzará el proyecto para que tenga éxito. Normalmente, los hitos son las fechas de finalización de cada una de las fases principales del proyecto y las fechas para liberar la compra de los principales elementos de construcción de largo plazo. Idealmente, los últimos planeadores tanto de la fase de diseño como de la fase de construcción participan en el desarrollo del programa de planificación maestra. El término «último planeador» se refiere a las personas en el equipo responsable de realizar la asignación final del trabajo a trabajadores específicos y garantizar que tengan los materiales, el equipo y la información disponibles para completar sus tareas. Durante la fase de diseño, los últimos planeadoes son típicamente gerentes de proyectos de arquitectura e ingeniería. Durante la fase de construcción, los últimos planeadores suelen ser encargados y superintendentes de las cuadrillas de contratistas.

PLANEACIÓN DE FASES

La planificación de la fase, parte dos, se realiza de dos a tres meses antes del comienzo de cada fase. La fase en este contexto se refiere a una parte del proyecto que tiene sentido considerarse como una unidad completa. El desglose de fases para un proyecto dependerá del tamaño y la complejidad del trabajo, con hitos iniciales y finales para las fases identificadas durante la planificación maestra. En la planificación de fases se desarrolla un acuerdo entre los últimos planeadores sobre cómo se completará todo el trabajo entre esos dos hitos.

La planificación de fases utiliza un enfoque de planificación pull, en el que los últimos planeadores son muy claros acerca de la secuencia de solicitudes y compromisos que están realizando entre sí. El enfoque sigue una práctica lean de desarrollar el flujo al comenzar con la condición final requerida para completar una fase, y construir la secuencia de trabajo a través de una serie de solicitudes de los clientes internos y el ejecutante promete definir claramente cómo se liberará el trabajo de una operación a otra. Estas sesiones de planificación de fases son oportunidades importantes para que el equipo determine la forma de acelerar el trabajo para que progrese a un ritmo constante con una variación reducida.

PLANEACIÓN DE MAKE READY

La tercera parte del Sistema del último planeador se centra en garantizar que se pueda hacer el trabajo. Es la planificación preparada a través de la cual los últimos planeadores miran hacia adelante para evaluar si existen restricciones para las próximas tareas identificadas durante la planificación de la fase. La mayoría de los equipos miran hacia el futuro seis semanas cuando preparan la planeación, aunque en proyectos complejos puede justificarse un horizonte de tiempo más largo. Se utiliza un plan de búsqueda anticipada para ayudar al equipo a centrarse en las tareas que deben prepararse para que si se cumplan en la debida fecha.

Las restricciones son condiciones que impiden que se complete una tarea planificada, e incluyen inquietudes como la disponibilidad de mano de obra y materiales, el acceso a los equipos, los conflictos y permisos de documentos de construcción.

Se lleva un registro de restricciones, con la responsabilidad de eliminar una restricción identificada junto con la promesa de eliminar cada una en una fecha determinada. Una planificación insuficiente y preparada a menudo es el factor más importante en las interrupciones del flujo de trabajo del proyecto, por lo que es vital que el equipo asista para preparar la planificación de manera constante. La planificación preparada también incluye el refinamiento de las tareas identificadas durante la planeación de la fase en más detalle, a medida que se comprende mejor el trabajo.

Hay dos aspectos adicionales de la planificación de la preparación que necesitan consideración. Aquellas tareas en la planificación de la fase que no se desglosaron al nivel de operaciones suficiente para la planificación de la ejecución diaria y semanal deben desarrollarse en tareas más detalladas. Esto es también cuando los equipos de proyecto en colaboración pueden diseñar con más precisión la primera ejecución de sus operaciones a través de esa fase de trabajo.

PLANEACIÓN SEMANAL

La cuarta parte del Sistema del último planeador se centra en lo que hará cada planificador pasado para cumplir las promesas hechas durante la planificación de la fase. Esto se logra a través de la preparación de un Plan de trabajo semanal del proyecto, en el que cada último planeador identifica las tareas que sus equipos realizarán cada día de la semana siguiente. La confiabilidad es extremadamente importante en el desarrollo de estos planes colaborativos.

APRENDIZAJES

La quinta parte del Sistema del último planeador se centra en aprender de lo que hizo el equipo. El aprendizaje es una acción diaria para los equipos de proyectos lean. El último planeador proporciona dos oportunidades específicas para el aprendizaje. Uno es a través de la reunión de coordinación diaria, a menudo llamada la junta diaria. En esta breve reunión, los últimos planificadores confirman si sus equipos lograron el trabajo planificado ese día y, si no se cumplieron, hacen los ajustes necesarios para permanecer en el plan para la semana. Estos ajustes diarios son vitales, ya que los ajustes diarios son más fáciles que los ajustes semanales, que son mucho más fáciles que los ajustes mensuales.

La otra oportunidad de aprendizaje proporcionada por el Sistema Last Planner es a través del análisis de algunas métricas clave. Uno es Porcentaje de plan completado, una medida del porcentaje de tareas planificadas semanalmente que se completaron según lo planeado. Otra es la herramienta Made Ready, una medida del porcentaje de tareas identificadas durante la planificación de la fase que estaban listas para comenzar según lo planeado. Un tercero es Tareas Anticipadas, una medida del número de tareas en un plan semanal que se identificaron en el plan de anticipación.

Hay dos consideraciones importantes para que la implementación del Sistema Last Planner tenga éxito. En primer lugar, en un sistema en dónde el último planeador solamente recibe órdenes sin ser consultado, no se aprovechará todo el potencial que hay en su equipo, en cambio si el último planeador es tomado en cuenta se podrá realizar una mejor planeación y así aprovechar toda su capacidad. Las prácticas de gestión deben estar alineadas con el principio de respeto por las personas, y los líderes del proyecto deben verse a sí mismos como asesores y facilitadores de la planificación y el aprendizaje de los últimos planeadores del proyecto. En segundo lugar, el uso del Sistema del último planeador es una disciplina, y al igual que cualquier otra disciplina, como una actividad deportiva o tocar un instrumento musical, requiere una práctica diaria continua para llegar a ser competente y luego dominar. Conviértelo en la piedra angular de la colaboración del equipo del proyecto y habrás dado un gran paso hacia la implementación de un proyecto lean.